IAI diskusija_Intervesanas prasmes_ pptx

Transkripts

1 IAI diskusija Intervēšanas prasmes iekšējiem auditoriem gada 9. februāris Linda Sīle, Ernst & Young

2 Saturs Intervijas būtība, veidi un metodes Intervijas posmi Intervijas pieraksti Ieteikumi sekmīgām intervijām Page 2

3 Intervija Vārds cēlies no franču vārda s entrevoir, kas nozīmē redzēt vienam otru Sākotnējās verbālās informācijas ievākšanas metode, kas pamatojas uz tiešo komunikāciju starp intervētāju un intervējamo Page 3

4 Intervijas priekšrocības un trūkumi Priekšrocības: Nemēdz būt jautājumi bez atbildēm Ir iespēja precizēt neskaidras/ pretrunīgas atbildes/ jautājumus Pastāv iespēja vērot ne tikai cilvēka verbālas, bet arī neverbālas reakcijas Salīdzinājumā ar citiem informācijas iegūšanas veidiem intervija sniedz pilnīgāku, dziļāku un ticamāku informāciju Dokumentācijas analīze sniedz daudz informācijas, bet, lai izprastu organizāciju, Jums jāuzdod jautājumi un jāsaņem atbildes no cilvēkiem, kas tajā strādā Trūkumi: Mazā operativitāte Laikietilpīgums Vajadzība pēc vairākām intervijām informācijas precizēšanai Prasa speciālu sagatavošanu Veiksmes faktors ir atkarīgs no intervētāja kompetences Page 4

5 Interviju veidi Strukturēta intervija Daļēji strukturēta intervija Fokusēta intervija* Improvizēta, brīvas formas intervija* Dziļas izmeklēšanas intervija* *- prasa speciālas zināšanas/prasmes interviju vadīšanā Page 5

6 Intervēšanas metodes Tradicionāla intervija Sērijveida intervija Grupu intervija Biheviorālā (uzvedības) intervija Stresa intervija Gadījumu analīzes intervija Page 6

7 Tradicionālā intervija Visizplatītākā interviju tehnika Starppersonu interviju forma (viens pret vienu intervētājs/ intervējamais) Intervija sastāv no virknes jautājumu, kas var būt/nebūt standartizēti Bez atbildēšanas uz jautājumiem paredz precizējošu papildjautājumu uzdošanas iespēju no intervējamā puses Jautājumu piemēri: Pastāstiet īsumā par sava departamenta darbību Kā Jūs redzat savas funkcijas attīstību 5 gadu laikā? Aprakstiet vislielākās nepilnības, līdz šim atklātas Jūsu darbā Page 7

8 Sērijveida intervija Strukturēta tradicionālā intervija (viens pret vienu), kas atkārtojas ar dažādām personām pēc noteikta laika intervāla Kopīgais secinājums tiek izdarīts pēc visu sērijveida interviju cikla pabeigšanas, starpposmu secinājumi pēc katras intervijas Prasa detalizētu intervijas rezultātu dokumentēšanu Jautājumu piemēri: Līdzīgi kā tradicionālās intervijas laikā uzdotie jautājumi Page 8

9 Grupu intervija Strukturēta tradicionālā intervija, kas notiek vienlaicīgi ar vairākām (3-10>) iesaistītām personām Var būt divējāda komunikācija: Vairāki (3-10>) cilvēki tiek intervēti vienlaicīgi Vairāki (3-10>) cilvēki intervē, analizē un izvērtē intervijas rezultātus Kļūst aizvien populārāka, jo organizācijas galveno uzmanību p pievērš komandas darbam un ne vienpersoniskai lēmumu pieņemšanai Katrs cilvēks intervēšanas procesā var specializēties noteiktā jautājumu jomā Jautājumu piemēri: Tradicionālajai intervijai līdzīgi jautājumi Page 9

10 Biheviorālā (uzvedības) intervija Prasa sagatavotību un prasmes Atvērtā tipa provokatīvi jautājumi par situāciju, kurā jādemonstrē noteikta veida uzvedība Meklē faktus un galveno uzmanību vēršš uz reālajām pagātnes darbībām, nevis uz to, ko vajadzētu darīt Nepieņem teorētiskas/vispārīgas atbildes, pievērš uzmanību detaļām Interaktīvā, padziļināti precizē noteiktās respondenta atbildes Prasa ilgāku laiku un rezultātu dokumentēšanu Interviju rezultātu salīdzināšana ar vēlamo uzvedību STAR jautāšanas formula: Aprakstiet Situāciju (Situation), kurā esat bijuši Uzdevumu (Task), kuru vajadzētu paveikt Pieeju (Approach) problēmas risināšanai Jūsu darbības rezultātus (Results) Jautājumu piemērs: Izstāstiet man kādu gadījumu, kad esat pieņēmis nepareizu lēmumu? Kādi tieši uzdevumi Jums bija jāveic? Kāda bija Jūsu pieeja problēmas risināšanai? Kāds bija Jūsu darbību rezultāts? Page 10

11 Stresa intervija Mazāk izplatīta, bet dažreiz var tikt pielietota Pārbauda cilvēka spēju/reakcijas/uzvedību spriedzes apstākļos Intervētāja runas tehnika ir ātra, agresīva un uzbrūkoši uzstājīga Tiek strukturēta no negatīvas emocijas/stresu izraisošiem jautājumiem Intervēšanas stils dažreiz svarīgāks par saturu Jautājumu piemēri: Kā Jūs rīkotos šobrīd, ja es būtu ekonomiskās policijas pārstāvis? Kāda ir sliktākā lieta, ko esat dzirdējis par sava departamenta darbību? Kurā jautājumā Jums trūkst kompetences? Jums ir 2 minūtes, lai pārliecinātu mani, ka Jūsu darbības šajā gadījumā bija likumīgas Page 11

12 Gadījumu analīzes intervija Mazāk izplatīta, bet dažreiz var tikt pielietota Strukturēta no jautājumiem, kas ir vērsti uz kāda hipotētiska jautājuma risināšanu, kas raksturo konkrētās funkcijas darbību Visbiežāk nav vērsta uz pareizo atbilžu meklēšanu, bet gan uz informācijas iegūšanu par problēmu risināšanas metodēm Laba metode, kad intervējamajam ir daudz aizsardzības barjeru, piem., mums viss ir labi Jautājumu piemēri: Jāņa pakļautībā ir 15 apkopēju. Nesen apkopējas streikoja. Jānis pats paraksta apkopēju darba laika uzskaites lapas. Jānis bija nobijies, ka tiks atzīts par nekompetentu, un ierakstīja darba uzskaites veidlapās stundas, kuras viņas nebija nostrādājušas līdz problēmas atrisināšanai. Kādus riskus Jūs redzat šajā situācijā? Kā Jūs risinātu šāda tipa problēmu, ja Jūs būtu Jāņa vietā? Page 12

13 Intervēšanas posmi Sagatavošanās intervijai Intervijas plāna veidošana Apstākļu nodrošināšana Intervijas ievads Intervijas gaisotnes izveide Iepazīšanās Intervijas galvenā daļa Intervijas noslēgums Page 13

14 Sagatavošanās intervijai: intervijas plāns Savāciet VISU IESPĒJAMO saistīto Intervijas mērķa definēšana Mērķis: iegūt zināšanas/informāciju/pieredzi, kas ir citu cilvēku galvā Ko Jūs PATIEŠĀM gribētu sasniegt? Kāpēc Jūs intervējat tieši šo cilvēku? Jautājumu saraksta veidošana Pierakstiet jebkurā secībā jautājumus, kurus Jūs gribētu noskaidrot Kādi ir jautājumi, kurus Jūs gribētu uzdot? Sagrupējiet jautājumus Kāda būs jautājumu uzdošanas stratēģija? No vispārīgiem uz specifiskiem jautājum Pierakstiet kontroljautājumus, uz kuriem Jums jau ir zināmas atbildes Ticamības pārbaude/jūsu informācijas pareizības pārbaude Pēdējais jautājums intervijas plānā «Vai ir vēl kaut kas, par ko Jūs gribētu pastāstīt un par ko esmu aizmirsis Jums pajautāt?» 3 svarīgāko lietu izcelšana Ko Jūs gribētu zināt intervijas beigās? informāciju miem Page 14

15 Apstākļu nodrošināšanaa Pareiza laika/vietas izvēle var būt noteicoša veiksmīgai intervijai Kad notiks intervija? Kurā telpā tā notiks? Cik ilgs laiks būs nepieciešams intervijai? Esat PATIEŠĀM GATAVI intervijai Paņemiet līdzi nepieciešamos dokumentus Nodrošinieties pret iespējamiem traucēkļiem Rezervējiet intervijas vietu Esiet punktuāli Page 15

16 Intervijas ievads Kontakta izveidošana Iepazīšanās Mērķu saskaņošana Uzticību veicinošas gaisotnes radīšana Page 16

17 Iepazīšanās Iepazīstināšana ar sevi Pateicība par iespēju intervēt Intervijas mērķa un struktūras īss apraksts Intervijas veida apraksts Informēšana par iespēju uzdot jautājumus Prognoze par intervijas ilgumu Informēšana par izvēlēto rezultātu dokumentēšanas metodi Page 17

18 Jautājumu veidi Intervēšanas stili Jautājumu veidi Skaidrojums Piemēri Direktīvais Slēgtie jautājumi Jautājumi, uz kuriem iespējams atbildēt tikai jā vai nē Vai Jūs strādājat grāmatvedībā? Uzvedinošie/ pamudinošie/ provokatīvie jautājumi Jautājumi, kas pamudina intervējamo atbildēt tā, kā intervētājs gribētu Man patīk grāmatveži. Jums taču arī ir kāds sakars ar grāmatvedību? Jauktais Kontrolējošie jautājumi Jautājumi, kas palīdz intervētājam kontrolēt intervijas gaitu Paldies, ka pieminējāt grāmatvedības pieredzi. Vai varam parunāt par pieredzi iekšējā auditā? Precizējošie/ vispārinošie jautājumi Jautājumi, kas tiek veidoti, pamatojoties uz iepriekš doto atbildi Kāpēc Jūs teicāt, ka iepriekš strādājāt grāmatvedībā? Atvērtie jautājumi Jautājumi, kas dod iespēju plaši atbildēt Kāds Jums ir sakars ar grāmatvedību? Nedirektīvais Atspoguļojošie jautājumi Jautājumi, kas pārfrāzē doto atbildi un atspoguļo intervētāja izpratni Tātad, pirms 2 gadiem Jūs strādājāt grāmatvedībā? Page 18

19 Intervijas noslēgums Intervijas rezumējums T Intervējamā pavadīšana Intervijas rezultātu apstrāde Pārbaude, vai nepieciešamā informācija ir iegūta Jautājums, vai ir vēl kas stāstāms Aicinājums intervējamajam uzdot jautājumus Pilnīga atbilde uz uzdotajiem jautājumiem Turpmākā rīcības plāna ieskicēšana Tikšanās nozīmības apliecināšana Pozitīvas emocijas Pieraksti Darbības un pārbaudes punkti Intervijas veiksmīguma pašnovērtējums Page 19

20 Intervijas pierakstu veidošana Rakstīšanas vajadzība: Neviena atmiņa nav perfekta KISS (keepit shortandsimple) princips: Vienkārši un kodolīgi, sabalansējot detalizācijas pakāpi Savlaicīguma princips: protokols jāveido intervijas dienā! Objektivitātes princips: Atšķirt faktus no personiskiem viedokļiem Page 20

21 Intervijas protokols: E&Y paraugs Projekta informācija Projekts Intervētājs Intervējamais Intervijas datums Intervijas vieta Saistītie dokumenti Uzdevumi, veicami pirms intervijas Intervijas standarta jautājumi un atbildes Papildus jautājumi un darbību plāns Citas piezīmes/komentāri Page 21

22 Biežākās intervēšanas kļūdas 40 sekunžu noteikums Tik ātri veidojas pirmais iespaids, kas iespaido visu interviju Hallo efekts Viens faktors ietekmē uztveri pozitīvā veidā Nesenās pagātnes efekts Nesenās darbības ietekmē priekšstatu par visu darba periodu Nepiedošana Iepriekšējās kļūdas netiek aizmirstas Atgādinājums Pagātnes pēdas Perfekcionisms Malu efekts Salīdzināšana Aizstāvēšana Personifikācija Atestācija Neobjektivitāte pret intervējamo asociatīvas domāšanas dēļ Šodienas priekšstati pamatojas uz pagātnes uzvedību Nereālu standartu noteikšana Vissvarīgākā šķiet informācija, kas pasniegta intervijas sākumā un beigās Intervējamā salīdzināšana ar citiem vai sevi Asa argumentācija, aizstāvot savu viedokli Intervējamā teiktāā personiska uztvere Tieksme novērtēt intervējamo, nevis iegūt informāciju Page 22

23 Interviju Jā un Nē Jā : Pietiekami daudz laika Labs kontakts ar intervējamo Dzīva ķermeņa valoda Draudzīgums Pateicība par sniegto informāciju Skaidrs intervijas mērķis Uzmanības koncentrēšana un nenovirzīšanās no intervijas tēmas Loģiska intervēšanas gaita un secība Skaidri un vienkārši jautājumi Kopsavilkumi intervijas laikā Intervijas piezīmes Laiks intervējamā jautājumiem Nē Pārāk daudz runāšanas/ skaidrojumu (jābūt ne vairāk par 30% no intervijas laika) Intervijas tēmas zaudēšana Neskaidra intervijas struktūra Samulsums intervijas laikā Iespēja intervējamajam manipulēt ar informāciju Respondenta pārtraukšana Cieši sadraudzēties ar intervējamo Page 23

24 7 veiksmīgas audita intervijas nosacījumi Gādājiet, lai interviju organizētu intervējamā priekšnieks Intervējiet divatā Klausāties, nevis komandējiet Pārfrāzējiet, pārfrāzējiet, pārfrāzējiet Izmantojiet netiešās metodes Neuzdodiet pārāk daudz jautājumu Kolombo taktikas izmantošana Page 24

25 Veiksmīga intervētāja raksturojumi: Palīdz Laba sagatavotība Skaidrs mērķis un tehnikas Sistemātiskums Jautājumu skaidrība Atbildes uzklausīšana līdz galam Uzmanība un aktīva klausīšanās Intervējamā mudināšana runāt Skaidra balss Atbrīvotība Viegluma sajūtas radīšana intervijas laikā Intervējamā viedokļa un izjūtu izpratne Intervējamā pašcieņas respekts Humora izjūta Traucē Sagatavotības trūkums Mērķa un izvēlētas tehnikas neskaidrība Haotiskums Neskaidri jautājumu formulējumi Pārtraukšana intervijas laikā Neuzmanība un nespēja klausīties Pārāk aktīva runāšana Neskaidra runa/klusa balss Sasprindzinājums Stresa radīšana intervējamajam Intervējamā viedokļa un izjūtu ignorēšana Iedarbība uz intervējamā pašpārliecību Atturība un bezpersoniskums Page 25

26 Kontakti Linda Sīle Vadības risinājumu nodaļa SIA Ernst & Young Baltic Muitas iela 1 Riga LV-1010 Latvija Tel Mob E-pasts: linda.sile@lv.ey.com 01/04/2009 Page 26 Ernst & Young

27 Paldies par uzmanību!