MANUĀLĀS IEVADES NORĀDES PIEGĀDĀTĀJIEM 1 PIEGĀDĀTĀJA KOMPLEKTS PADOMI PAR E-RĒĶINU MANUĀLU IEVADI PORTĀLĀ GADA SEPTEMBRIS Piegādātāji ievēro pie

Transkripts

1 MANUĀLĀS IEVADES NRĀDES PIEGĀDĀTĀJIEM 1 PIEGĀDĀTĀJA KMPLEKTS PADMI PAR E-RĒĶINU MANUĀLU IEVADI PRTĀLĀ GADA SEPTEMBRIS Piegādātāji ievēro piegādātāja komplektā norādīto. Uzņēmums KNE uzlabo iepirkumu-maksājumu cikla un apstrādes efektivitāti. Rēķini tiek apmaksāti laikus, ietaupot laiku un naudu. Basware Corporation Copyright Basware Corporation Visas tiesības paturētas

2 MANUĀLĀS IEVADES NRĀDES PIEGĀDĀTĀJIEM 2 Satura rādītājs A. KNE uzsāk izmantot elektronisko rēķinu izrakstīšanas sistēmu... 3 Lai izmantotu manuālās ievades pakalpojumu, ir jāizpilda tālāk norādītas 3 vieglās darbības... 3 B. Padomi par rēķina izveidi darbība. Lapā Documents (Dokumenti) noklikšķiniet uz Create New > Invoice (Izveidot jaunu > Rēķins) darbība. Atlasiet sūtītāju darbība. Atlasiet adresātu darbība. Ievadiet rēķina informāciju darbība. Ievadiet rindiņu datus darbība. Pievienojiet rēķina pielikumus darbība. Noklikšķiniet uz Send Invoice (Sūtīt rēķinu), lai sūtītu rēķinu klientam C. Kredītnotas izveide D. Pielikums Rēķina satura prasības tabula. Rēķina virsrakstu lauki tabula. Rēķina rindiņas tabula. Decimāldaļu atdalītāji Rēķinu failu lejupielāde Padomi par rēķina meklēšanu... 17

3 MANUĀLĀS IEVADES NRĀDES PIEGĀDĀTĀJIEM 3 A. KNE uzsāk izmantot elektronisko rēķinu izrakstīšanas sistēmu KNE grupā mēs cenšamies nodrošināt saviem sadarbības partneriem vislabāko iespējamo apkalpošanas līmeni. Lai sasniegtu šo mērķi, KNE uzsāk pārejas iniciatīvu, atbalstot mūsu mērķus nodrošināt lielāku mūsu finanšu procesu standartizāciju un kontroli ar nolūku uzlabot iepirkumu-maksājumu cikla un apstrādes efektivitāti, kā arī uzlabot savlaicīgas apmaksas rādītājus Šajā rokasgrāmatā ir iekļauti detalizēti norādījumi, kā Basware portālā manuāli ievadīt rēķinus, kas tiks nosūtīti KNE grupai. Ievērojot šos norādījumus, KNE uzņēmumi saņems rēķinus elektroniskā formātā, tieši savās sistēmās. Šis pakalpojums ir bezmaksas. Lai izmantotu manuālās ievades pakalpojumu, ir jāizpilda tālāk norādītas 3 vieglās darbības. 1. Reģistrējieties pakalpojumam un izveidojiet kontu. 2. Aktivizējiet savu kontu. 3. Izveidojiet rēķinu un nosūtiet to. Plašāku informāciju skatiet B nodaļā. 1. Izveidojiet kontu Atveriet reģistrācijas saiti: Pakalpojuma mērķlapā ievadiet savu e-pasta adresi un noklikšķiniet uz Sign Up (Reģistrēties). Atcerieties šo e-pasta adresi, jo tā būs jūsu lietotājvārds, ar ko pieteikties portālā. Izvēlieties drošu paroli un izveidojiet kontu. o Portāls nosūta apstiprinājuma ziņojumu uz jūsu e-pasta adresi. Ņemiet vērā, ka apstiprinājuma ziņojums tiek nosūtīts no <no.reply@basware.com> un var nonākt jūsu surogātpasta mapē, tāpēc lūdzam jūs pārbaudīt arī surogātpasta / nevēlamo e-pasta ziņojumu mapi. Atveriet apstiprinājuma ziņojumu un aktivizējiet savu kontu maksimāli 7 dienu laikā (168 stundas), pretējā gadījumā apstiprinājuma saites derīguma termiņš beigsies. Pēc iepriekš minēto darbību izpildes esat sekmīgi izveidojis kontu un tagad varat pieteikties portālā ar savu lietotājvārdu un paroli.

4 MANUĀLĀS IEVADES NRĀDES PIEGĀDĀTĀJIEM 4 2. Aktivizējiet savu kontu Tagad jums ir jāievada noteikta informācija par savu uzņēmumu, lai aktivizētu Basware rēķinu manuālās ievades pakalpojumu. Ievadiet uzņēmuma informāciju Sadaļā My rganization (Mans uzņēmums) norādiet sava uzņēmuma informāciju: vārds un uzvārds, valsts, jūsu uzņēmuma nosaukums utt. Noteikti saglabājiet visu informāciju, izmantojot pogu Save (Saglabāt)! o Pievienojiet uzņēmuma identifikācijas kodu. Atkarībā no katras valsts likumiem un noteikumiem ir jāatlasa atšķirīgs uzņēmuma identifikācijas kods (piemēram, TIN Amerikas Savienotajām Valstīm). Piemēram, Apvienotajai Karalistei ir jāievada PVN numurs. To var izdarīt sadaļā rganization Identifiers (Uzņēmumu identifikācijas kodi) atlasot Add rganization Identifier (Pievienot uzņēmuma identifikācijas kodu). Nolaižamajā sarakstā atlasiet PVN un ievadiet uzņēmuma numuru, kā redzams momentuzņēmumā. Sadaļā rganization s Contact Information (Uzņēmuma kontaktinformācija) norādiet sava uzņēmuma kontaktpersonu, attiecīgo e-pasta adresi un tālruņa numuru. Ņemiet vērā, ka šī ir svarīga adrese, uz kuru tiks nosūtīti paziņojumi, piemēram, rēķinu noraidījumi, tāpēc neizmantojiet vispārīgu, neuzraudzītu un kopīgotu pastkastīti.

5 MANUĀLĀS IEVADES NRĀDES PIEGĀDĀTĀJIEM 5 Ja jums ir jautājumi par rēķinu sūtīšanu KNE grupai, noteikti sazinieties ar mums, izmantojot tālāk sniegto kontaktinformāciju. Uzņēmums KNE Basware Jautājumi par rēķina saturu (piemēram, kurai KNE struktūrvienībai izrakstīt rēķinu) Jautājumi par Basware portāla tehniskajiem aspektiem (piem., reģistrācijas problēmas, kā portālā izveidot rēķinu) Kontaktinformācija Latvija: ContactAP_LV@kone.com Papildu valsts kontaktinformācijai apmeklējiet šeit Saziņas veidlapa (angļu valodā) B. Padomi par rēķina izveidi Pēc portāla atvēršanas tiksiet novirzīts uz ekrānu, kurā redzamas jums kā lietotājam pieejamās iespējas. 1. darbība. Lapā Documents (Dokumenti) noklikšķiniet uz Create New > Invoice (Izveidot jaunu > Rēķins). Basware tīkls atver skatījumu Edit Invoice (Rēķina rediģēšana) un izveido rēķina melnrakstu. 2. darbība. Atlasiet sūtītāju. Pēc noklusējuma pakalpojums atlasa jūsu iecienīto uzņēmumu kā sūtītāju. Ja nepieciešams, varat manuāli izmainīt sūtītāju. a. Lai izmanītu sūtītāju, sadaļā Sender (Sūtītājs) noklikšķiniet uz Change (Mainīt). b. Atrodiet uzņēmumu, kuru vēlaties norādīt kā sūtītāju, un noklikšķiniet uz Select (Atlasīt).

6 MANUĀLĀS IEVADES NRĀDES PIEGĀDĀTĀJIEM 6 Noklikšķiniet uz ikonas līdzās uzņēmuma nosaukumam, lai konkrēto uzņēmumu iestatītu kā iecienīto. Jūsu iecienītie uzņēmumi vienmēr būs redzami saraksta augšdaļā. 3. darbība. Atlasiet adresātu. a. Noklikšķiniet uz Select Recipient (Atlasīt adresātu). b. Atrodiet uzņēmumu, kuru vēlaties norādīt kā adresātu, un noklikšķiniet uz Select (Atlasīt).

7 MANUĀLĀS IEVADES NRĀDES PIEGĀDĀTĀJIEM 7 Lai filtrētu uzņēmumus no saraksta, izmantojiet meklēšanas lauku. Ja adresātam, kuru atlasāt, ir nodokļu reģistrācijas numurs vairākās valstīs, tiek atvērts saraksts ar pieejamām nodokļu reģistrācijas valstīm. Atlasiet nodokļu reģistrācijas valsti, kuru vēlaties izmantot šajā rēķinā. 4. darbība. Ievadiet rēķina informāciju. Pakalpojums apstiprina lauku saturu un informē jūs, ja lauka saturs netiek apstiprināts. Lauki, kas atzīmēti zilā krasā, ir obligāti, lai varētu turpināt ar rēķina iesniegšanu. Lai iesniegtu atbilstošu rēķinu, noteikti aizpildiet obligātos laukus atbilstīgi to aprakstam sadaļas Rēķina satura prasības 1. tabulā.

8 MANUĀLĀS IEVADES NRĀDES PIEGĀDĀTĀJIEM 8 5. darbība. Ievadiet rindiņu datus. a. Cilnē Line Data (Rindiņu dati), noklikšķiniet uz Add Line (Pievienot rindiņu), lai pievienotu jaunu rēķina rindiņu. b. Ievadiet rindiņas informāciju. bligātie lauki ir atzīmēti zilā krāsā. Ja nenorādāt PVN likmi, sistēma automātiski piešķir 0%. Jūs varat atlasīt tikai tādus rindiņu veidus, kādus atbalsta adresāts. Lauku aprakstu un plašāku informāciju par rindiņu veidiem skatiet Pielikuma sadaļas Rēķina satura prasības 2. tabulā Decimāldaļu atdalītāji, kas izmantoti rindiņām, atšķiras, ņemot vērā lietotāja interfeisa valodu, kuru esat atlasījis (tā ir valoda, kuru atlasījāt, kad reģistrējāt sava uzņēmuma informāciju Basware portālā).

9 MANUĀLĀS IEVADES NRĀDES PIEGĀDĀTĀJIEM 9 Vai, izmantojot nepareizu decimāldaļu atdalītāju, Basware tīkls var saglabāt ievadīto skaitli nepareizā formātā? Lai uzzinātu, kādus decimāldaļu atdalītājus katra valoda atbalsta, skatiet Pielikuma sadaļas Rēķina satura prasības 3. tabulu. Ja jūsu vietējā valoda nav sarakstā, tas nozīmē, ka Basware to neatbalsta, tāpēc rēķina valodai atlasiet angļu valodu. Pēc rindiņu datu ievades sistēma automātiski parāda nodokļu summu un kopsummu. Pārbaudiet šo kopsummu, lai pārliecinātos, ka tā atbilst datiem, kādus plānojāt ievadīt. Ja aizmirsāt pievienot nodokļu %, kopsumma nesakritīs. c. Lai pievienotu citu rindiņu, ja nepieciešams, noklikšķiniet uz Add Line (Pievienot rindiņu). Ja sūtītāja uzņēmuma profilam nav bankas konta, bankas kontu var pievienot sadaļā Sender's Details (Sūtītāja informācija). Rēķinam tieši pievienotie bankas konti netiek saglabāti uzņēmuma profilā.

10 MANUĀLĀS IEVADES NRĀDES PIEGĀDĀTĀJIEM 10 Ņemiet vērā, ka bankas konta informācija ir jānorāda obligāti. Ja šo informāciju nenorādāt uzņēmuma profilā, tā ir jānorāda šajā posmā. Ja jau esat pievienojis bankas informāciju savam profilam un vēlaties pievienot papildu bankas kontu rēķinam, ņemiet vērā, ka visa informācija būs redzama rēķinā un pirms apmaksas veikšanas tiks salīdzināta ar informāciju, kas pieejama KNE galvenajā datubāzē. 6. darbība. Pievienojiet rēķina pielikumus. a. Lai atvērtu cilni Files (Faili), noklikšķiniet uz Files (Faili). b. Noklikšķiniet uz iezīmētā teksta, lai pārlūkotu pielikumus, vai velciet un nometiet failus tieši iezīmētajā tekstā, pievienojot tos dokumentam. Nepievienojiet rēķina attēlu kā pielikumu, ja neesat noslēdzis atsevišķu vienošanos ar klientu. Rēķina attēls tiek automātiski izveidots, kad rēķins tiek nosūtīts. Ņemiet vērā, ka dokumentus, kas nav attiecināmi uz rēķinu (piemēram, kontu izraksti, atgādinājumi utt.), nedrīkst sūtīt, izmantojot šo ceļu. Rēķina faila pielikumiem ir jābūt atbalsta dokumentiem, kas nepieciešami, lai labāk izprastu izmaksas (piem., pavadzīmes, detalizēti laika grafiki projektiem, kuriem jāizraksta rēķini, utt.). 7. darbība. Noklikšķiniet uz Send Invoice (Sūtīt rēķinu), lai sūtītu rēķinu klientam. Basware tīkls neuzglabā rēķina datus bezgalīgi. Noteikti lejupielādējiet dokumenta attēla kopiju cilnē Files (Faili) un saglabājiet to lokāli. Lai lejupielādētu pielikumus, izpildiet norādījumus, kas iekļauti Pielikuma sadaļā ar šādu saiti: Pielikumu lejupielāde Lai uzzinātu vairāk par to, kā izveidot rēķinu, atveriet šādu demonstrācijas video saiti:

11 MANUĀLĀS IEVADES NRĀDES PIEGĀDĀTĀJIEM 11 C. Kredītnotas izveide Kredītnotu var izveidot 2 tālāk norādītajos veidos. Pārvērtiet esošo nosūtīto rēķinu par kredītnotu šādā veidā nav jums nav jāaizpilda kredītnotas lauki, bet pakalpojums aizpilda laukus, ņemot vērā sākotnējo rēķinu. Atveriet rēķinu un noklikšķiniet uz Convert To Credit Note (Pārvērst par kredītnotu). Izveidojiet kredītnotu no jauna. Lapā Documents (Dokumenti) varat atlasīt opciju Create Credit Note (Izveidot kredītnotu) un izpildīt tos pašus iepriekš minētos norādījumus (skatiet nodaļu Padomi par rēķina izveidi). D. Pielikums Rēķina satura prasības Basware tīkls pārbauda rēķina saturu atbilstīgi vietējiem un starptautiskajiem noteikumiem dažās valstīs. Rēķinu var nosūtīt tikai tad, ja rēķina saturs tiek apstiprināts. Tomēr Basware negarantē Basware tīklā nosūtīto rēķinu likumību. Rēķina sūtītāja pienākums ir nodrošināt, ka rēķins atbilst noteiktiem tiesību aktiem. Piezīme! Lai iesniegtu atbilstīgu rēķinu, tajā ir jābūt tālāk noradītajiem laukiem.

12 MANUĀLĀS IEVADES NRĀDES PIEGĀDĀTĀJIEM tabula. Rēķina virsrakstu lauki X (= pieejams) M (= obligāts) (= izvēles) C (= ar nosacījumiem) R (= tikai nolasāms, tiek aprēķināts vai aizpildīts no uzņēmuma datiem) L (= tikai likumīgs attēls) *(= slēpts) Vispārīga informācija Rēķina numurs Rēķina nodoklis / kredītnotas nodoklis (norāda, vai debeta vai kredīta rēķins) Portāla lietotāja interfeisa lauks Invoice number (Rēķina numurs) (Dokumenta veids nosaukumā) R Rēķina datums Invoice date (Rēķina datums) M Izpildes datums Due Date (Izpildes datums) Piegādes datums Delivery Date (Piegādes datums) Apmaksas nosacījumi Payment Terms (Apmaksas nosacījumi) Procentu likme - - Valūta Currency (Valūta) M Pasūtījuma numurs rder Reference (Pasūtījuma atsauce) Līguma numurs Contract Number (Līguma numurs) Pircēja/klienta atsauce Buyer Reference (Pircēja atsauce) Pārvadājuma maksa Freight (Pārvadājuma maksa) * Apstrāde Handling (Apstrāde) * Valūtas maiņas kurss Exchange rate (Valūtas maiņas kurss) * Brīvais teksts Komentārs Pārvadājuma un apstrādes maksas nodoklis (%) Sūtītāja informācija Sūtītāja pilns nosaukums Sūtītāja ID, noklusējums Piegādātāja pilna adrese Piegādātāja PVN identifikācijas numurs atbilstoši IS standartam, saskaņā ar kuru tas piegādā preces vai pakalpojumus Pārvadājuma un apstrādes maksas nodoklis (%) Sender name (Sūtītāja nosaukums) Sender name (Sūtītāja nosaukums) rganization No. (Uzņēmuma nr.) City (Pilsēta), Postal code (Pasta indekss), Street address (Adrese), Country code (Valsts kods) Sales Tax Number (Apgrozījuma nodokļa numurs, kājene) Globāli M * M R

13 MANUĀLĀS IEVADES NRĀDES PIEGĀDĀTĀJIEM 13 Piegādātāja uzņēmuma numurs rganization No.: (Uzņēmuma nr.:) R Sūtītāja kontaktinformācija Supplier's Contact Person (Piegādātāja kontaktpersona) Piegādātāja nodokļu pārstāvis (ja saistošs) - - Sūtītāja bankas konts (vietējais formāts) Account No. (Konta nr.) MC Bankas konts Bank Accounts n Document (Bankas konts dokumentā) IBAN (bankas konts IBAN formātā) IBAN MC SWIFT (BIC) SWIFT/BIC Sūtītāja e-rēķinu adrese - - Maksājuma atsauce (Maksuviite, CR numurs, KID numurs) rganisasjonsnummer (Norvēģija) Payment Reference (Maksājuma atsauce) rganisasjonsnummer (Norvēģija) Payee reference (Naudas saņēmēja atsauce) - - Atliktais nodoklis Deferred Tax (Atliktais nodoklis) * Lauki, kas tiek aizpildīti no uzņēmuma datiem un kas jāaizpilda uzņēmumā Akciju kapitāls Share Capital (Akciju kapitāls) * Reģistrācijas vieta Reģistrācijas vieta * Juridiskais statuss Legal Status (Juridiskais statuss) * Siren Siren * Nodokļu identifikācijas numurs Nodokļu identifikācijas numurs * Rīkotājdirektors Managing Director (Rīkotājdirektors) * ytunnus ytunnus * STEUERNUMMER STEUERNUMMER: * Klienta informācija Receipient (Adresāts) Klienta pilns nosaukums Recipient name (Adresāta nosaukums) M Klienta numurs - - Klienta pilna adrese City (Pilsēta), Postal code (Pasta indekss), Street address (Adrese), Country code (Valsts kods) M Adresāta PVN numurs (nodokļu reģistrācijas valsts un ID) Adresāta r-rēķinu adrese Sales Tax Number (Apgrozījuma nodokļa numurs, galvene) Recipient's einvoicing address (Adresāta e-rēķinu izrakstīšanas adrese) M * M

14 MANUĀLĀS IEVADES NRĀDES PIEGĀDĀTĀJIEM 14 Piegādes adrese City (Pilsēta), ZIP (Pasta indekss), Street (Adrese), Country (Valsts) (Delivery address (Piegādes adrese)) Adresāta uzņēmuma numurs - - Klienta nodokļu pārstāvis (ja saistošs) - - Pircēja kontaktpersona Pircēja saziņas e-pasts Pircēja atsauce Apgrozījuma nodokļa datu kopsavilkums Recipient''s Contact Person (Adresāta kontaktpersona) Recipient''s Address (Adresāta e-pasta adrese) Buyer Reference (Pircēja atsauce) Neto summa (bez PVN) Net Total (Neto kopsumma) R Bruto summa (ar PVN) GRSS TTAL (Bruto kopsumma) R Piemērotās PVN/GST likmes Sales Tax % (Apgrozījuma nodoklis (%)) R Apliekamās summas (bez PVN) sadalījums atbilstoši PVN/GST likmei vai atvieglojumam PVN summas sadalījums atbilstoši PVN/GST likmei vai atvieglojumam Apmaksājamā PVN/GST kopsumma (PVN kopsumma) Net Total (Neto kopsumma) Sales Tax Details - Amount (Apgrozījuma nodokļa dati summa) Sales Tax (Apgrozījuma nodoklis) Noapaļošanas summa - - R R R

15 MANUĀLĀS IEVADES NRĀDES PIEGĀDĀTĀJIEM tabula. Rēķina rindiņas X (= pieejams) M (= obligāts) (= izvēles) C (= ar nosacījumiem) R (= tikai nolasāms, tiek aprēķināts vai aizpildīts no uzņēmuma datiem) L (= tikai likumīgs attēls) *(= slēpts) Rindiņa, tās dati Rindiņas numurs Line ID (Rindiņas ID) R Piegādes adrese - - Preču vai pakalpojumu ID Product Code (Produkta kods) Produkta nosaukums Name (Nosaukums) Preču daudzums, kas piegādāts, vai sniegto pakalpojumu apjoms un veids Quantity (Daudzums) Pasūtījuma numurs rder Number (Pasūtījuma numurs) * Cena par vienību (bez PVN) Unit Price (Vienības cena) M Kopsumma (neto) Net Total (Neto kopsumma) R PVN % Sales Tax % (Apgrozījuma nodoklis (%)) PVN summa Sales Tax (Apgrozījuma nodoklis) * PVN summa vietējā valūtā Sales Tax in <local currency> (Apgrozījuma nodoklis * <vietējā valūta>) Kopsumma (bruto) Gross Total (Bruto kopsumma) L Jebkādas atlaides, kas nav iekļautas vienības cenā - - Atlaides summa - - Mērvienība (UM) Quantity Unit (Daudzuma vienība) M Pavadzīmes numurs - - Klienta produkta kods - - Preču vai pakalpojumu apraksts/veids Description (Apraksts) M

16 MANUĀLĀS IEVADES NRĀDES PIEGĀDĀTĀJIEM tabula. Decimāldaļu atdalītāji Valoda Čehu, dāņu, holandiešu (visi varianti), somu, franču (visi varianti), vācu, grieķu, ungāru, itāliešu, norvēģu, poļu, portugāļu, spāņu, zviedru Angļu (visi varianti), arābu Decimāldaļu atdalītājs, (komats). (punkts) Rēķinu failu lejupielāde Varat lejupielādēt rēķinu failus, vai nu kā Basware izveidoto rēķina attēlu, vai kā rēķinu pielikumus, izmantojot rēķinu lapas cilni Files (Faili). Pēc pieteikšanās portālā ar savu lietotājvārdu un paroli izpildiet tālāk norādītās darbības. 1. Noklikšķiniet uz Documents (Dokumenti). 2. Pārejiet uz rēķinu, kura pielikumus vēlaties lejupielādēt, un noklikšķiniet uz rēķina nosaukuma. Rēķinu lapu var atvērt cilnē All (Visi), Inbox (Iesūtne), Sent (Nosūtītie) vai Invoice (Rēķins). 3. Rēķinu lapā atveriet cilni Files (Faili). 4. Noklikšķiniet uz pielikuma ikonas, lai lejupielādētu to.

17 MANUĀLĀS IEVADES NRĀDES PIEGĀDĀTĀJIEM 17 Padomi par rēķina meklēšanu Pēc pieteikšanās Basware lapā ar savu lietotājvārdu varat piekļūt ciļņu dokumentiem, lai redzētu rēķinu sarakstu, kuru esat nosūtījis vai izveidojis, izmantojot Basware portālu. Varat skatīt statusu pēc pēdējā atjauninājuma laikspiedola, kā arī meklēt konkrētu dokumentu, meklēšanas laukā ievadot numuru/atslēgvārdu.