Mg.sc.Ilga Robežniece
Normatīvā regulējuma prasības; Dokumentu identifikācija un izvērtēšana (glabāšanas termiņa noteikšana); Dokumentu uzskaite lietu nomenklatūrā (t.sk. projekta dokumentu); Lietu sistematizācija saskaņā ar lietu nomenklatūru, dokumentu sistematizācija lietās; Kā saglabāt dokumentus, kā arhivēt?
3.pants. Likuma darbības joma Likums attiecas uz ikvienu institūciju, kā arī šajā likumā noteiktajos gadījumos uz privātpersonām, kuru īpašumā ir dokumenti ar arhīvisko vērtību.
5.pants. Privātpersonu pienākumi privāto dokumentu pārvaldībā (1) Privāto tiesību juridiskā vai fiziskā persona, kas veic saimniecisko darbību vai uz darba, uzņēmuma vai autora līguma pamata nodarbina citas fiziskās personas, kā arī personu apvienība: 1) nodrošina savas darbības rezultātā radīto un saņemto personas darba gaitu apliecinošu dokumentu, kā arī izglītojamās personas, tai skaitā studējošā, lietā esošo dokumentu ar arhīvisku vērtību glabāšanu; 2) pēc citas personas pieprasījuma izsniedz šai personai izziņas un apliecinātas dokumentu kopijas, norakstus un izrakstus, kas tai nepieciešami likumā noteiktajos gadījumos savu tiesību pierādīšanai un interešu aizstāvībai.
5.pants. Privātpersonu pienākumi privāto dokumentu pārvaldībā (2) Ministru kabinets nosaka kārtību, kādā privātie dokumenti ar arhīvisko vērtību nododami Latvijas Nacionālajā arhīvā juridiskās personas likvidācijas gadījumā. (3) Šā likuma 4.panta septītajā daļā minēto Ministru kabineta noteikumu piemērošana privāto dokumentu un arhīvu pārvaldībā ir brīvprātīga, ja likums nenosaka citādi. (4) Šā likuma 4. panta ceturtajā daļā un 8. panta otrajā daļā minētie Ministru kabineta noteikumi attiecas uz tām privāto tiesību juridiskajām vai fiziskajām personām, kas veic saimniecisko darbību vai uz darba, uzņēmuma vai autora līguma pamata nodarbina citas fiziskās personas, kā arī uz personu apvienībām. (Ar grozījumiem, kas izdarīti ar 09.11.2017. likumu, kas stājas spēkā 06.12.2017.)
8.pants. Dokumenta arhīviskās vērtības noteikšana (1) Dokumenta arhīvisko vērtību nosaka attiecīgā dokumenta izvērtēšanas procesā, ievērojot šādus kritērijus: 1) dokuments atspoguļo publiskās pārvaldes darbības, valsts politikas veidošanu un īstenošanu; 2) dokuments ir ilgstoši izmantojams institūcijas vai privātpersonas pienākumu un tiesību īstenošanai un aizsardzībai; 3) dokumentam ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme; 4) dokumenta izcelsme un ārējās īpatnības; 5) dokuments atspoguļo notikuma vai fakta īpašo raksturu; 6) dokumenta autora nozīmīgums.
277.pants. Neatļauta darbība ar arhīvu fondu dokumentiem Par valsts arhīvu fondu, kā arī sabiedrisko, kooperatīvo vai konfesionālo organizāciju vai citu juridisko personu arhīvu fondu dokumentu vai tos aizstājošo kopiju neatļautu iznīcināšanu, sabojāšanu, noslēpšanu vai izvešanu ārpus Latvijas teritorijas, ja tā rezultātā radīts būtisks kaitējums valsts varai vai pārvaldības kārtībai vai ar likumu aizsargātām personas interesēm, soda ar brīvības atņemšanu uz laiku līdz trim gadiem vai ar īslaicīgu brīvības atņemšanu, vai ar piespiedu darbu, vai ar naudas sodu. (stājas spēkā 01.04.2013..)
190. 8 pants Par dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtības pārkāpšanu izsaka brīdinājumu vai uzliek naudas sodu fiziskajai personai vai amatpersonai no septiņdesmit līdz četrsimt trīsdesmit euro, bet juridiskajai personai izsaka brīdinājumu vai uzliek naudas sodu no simt četrdesmit līdz tūkstoš četrsimt euro. 236. 2 pants. Latvijas Nacionālais arhīvs Latvijas Nacionālais arhīvs izskata šā kodeksa 190. 8 pantā paredzēto administratīvo pārkāpumu lietas. Izskatīt administratīvo pārkāpumu lietas un uzlikt administratīvos sodus Latvijas Nacionālā arhīva vārdā ir tiesīgs Latvijas Nacionālā arhīva direktors un viņa pilnvarotas amatpersonas.
69.pants. Biedrības dokumentu glabāšana Likvidators veic nepieciešamās darbības biedrības dokumentu sakārtošanai un nodošanai glabāšanā Latvijas Nacionālajam arhīvam saskaņā ar Arhīvu likuma un īslaicīgi glabājamo dokumentu saglabāšanai un pieejamības nodrošināšanai atbilstoši glabāšanas termiņam, saskaņojot ar Latvijas Nacionālo arhīvu to glabāšanas vietu. Izdevumi, kas saistīti ar dokumentu sakārtošanu un nodošanu arhīviem, tiek segti no likvidējamās biedrības mantas. (stājas spēkā 01.01.2012.)
13.pants. Sabiedriskā labuma organizācijas darbības uzraudzība (1) Sabiedriskā labuma organizācija katru gadu līdz 31.martam iesniedz Valsts ieņēmumu dienestam iepriekšējā gada darbības pārskatu (papīra formātā un elektroniski). Ja minētais dokuments tiek iesniegts elektroniski un ir noformēts atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajām elektronisko dokumentu noformēšanas prasībām, to papīra formātā var neiesniegt.
Dokumentu juridiskā spēka likums (Pieņemts: 06.05.2010.Stājas spēkā: 01.07.2010.) MK noteikumi Nr.558 Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība Pieņemts: 04.09.2018.Stājas spēkā: 07.09.2018.
MK noteikumi Nr.473 Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtību valsts un pašvaldību iestādēs un kārtību kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām Pieņemts: 28.06.2005.Stājas spēkā: 02.07.2005.Publicēts: "Latvijas Vēstnesis", 102 (3260), 01.07.2005.
Dokumentu izvērtēšana kritēriji Pazīmju sistēma, pēc kuras nosaka dokumentu arhīvisko vērtību un glabāšanas termiņus Arhīvu terminoloģijas vārdnīca Termini apstiprināti LZA Terminoloģijas komisijā 09.11.2004.
Dokumentus identificē: Identificē normatīvo regulējumu; Identificē veicamās funkcijas (darbības); Identificē dokumentus.
Dokumentu izvērtēšana: cik ilgi glabās, kādos informācijas nesējos? dokumentu un arhīva pārvaldības jautājumu risināšanai institūcijā var izveidot dokumentu un arhīva pārvaldības ekspertu komisiju (turpmāk ekspertu komisija).
Ekspertu komisija izvērtē dokumentu klasifikācijas shēmu, dokumentu glabāšanas termiņus, dokumentu arhīvisko vērtību, uzziņu sistēmas un dokumentu iznīcināšanas aktus. Ekspertu komisijas darba organizāciju nosaka ekspertu komisijas reglaments. (MK 748_8., 9.,10.)
2.12. lietu nomenklatūra saskaņā ar dokumentu klasifikācijas shēmu sistematizēts institūcijā veidojamo lietu un to glabāšanas termiņu saraksts 06.11.2012. MK noteikumi Nr.748 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi" ( LV, 177 ( 4789). 08.11.2012.) [stājas spēkā 09.11.2012.]
Individuālo lietu nomenklatūru izstrādā: visas institūcijas, organizācijas neatkarīgi no juridiskā statusa un darbības jomas vai dokumentu apjoma.
Individuālā lietu nomenklatūrā uzskaita dokumentus : kuri veidojas darbību rezultātā; saņemti no citām organizācijām un fiziskām personām. Nomenklatūru veido katra kalendārā gada dokumentiem, norādot to sistematizāciju lietās.
Lietu nomenklatūrā uzskaita visus organizācijas darbībā veidojošos dokumentus neatkarīgi no dokumenta nesēja (papīra, elektroniskie). Lietu nomenklatūru sastāda izpētot un analizējot: ārējos normatīvos; iekšējos normatīvos aktus; struktūru; darbību.
Lietu nomenklatūrā iekļauj visus dokumentus: uz laiku dibinātu komisiju; darba grupu; projektu dokumentus.
Piemēri: Lietas indekss 1.6, kur 1 funkcijas, struktūrvienības apzīmējums vai dokumenta veida apzīmējums, 6 lietas kārtas numurs. Lietas indekss e- dokumentiem1_6_ sansar_2019
2.11. lieta noteiktā secībā sakārtotu dokumentu kopums vai atsevišķs dokuments par kādu jautājumu, darbību, darījumu vai tēmu. MK noteikumi Nr.748 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi
Noteikumu prasības attiecas uz visiem dokumentiem neatkarīgi no informācijas nesēja formas, izņemot gadījumu, ja citos normatīvajos aktos noteiktas speciālas prasības dokumentu pārvaldības jomā. MK 748-3.p.
2.9. hibrīdlieta lieta, kas satur dokumentus dažādos informācijas nesējos, piemēram, elektroniskos dokumentus un papīra formā veidotus dokumentus MK noteikumi Nr.748 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi
Papīra dokumentiem lietu veido un glabā, dokumentus nodalot mapēs, ātršuvējos, reģistros, dokumentu skapjos. Lietas vāku noformē ar uzrakstu, kurā norāda organizācijas nosaukumu, lietas indeksu, lietas nosaukumu, datējumu un glabāšanas termiņu.
Klasifikācijas shēmas līmeņa un lietas indekss (1.aile) Lietas indeksu veido funkcijai, struktūrvienībai vai dokumentu veidam piešķirtais apzīmējums (1,2, 3..) un lietas (dokumentu mapes) kārtas numurs; Indeksa apzīmēšanai izmanto arābu ciparus.
Nominālā dokumentu klasifikācijas shēma 1.Vadības dokumenti 2.Organizatoriskie dokumenti 3.Rīkojumu dokumenti 4.Faktus fiksējošie dokumenti 5.Līgumi 6.Personāla dokumenti 7.Grāmatvedības dokumenti 8.Audita dokumenti 9.Kvalitātes pārvaldības dokumenti 10.Iepirkumu dokumenti 11.Arhīva dokumenti
Klasifikācijas līmeņa nosaukums- (2.aile) Lietas nosaukums (virsraksts) ( 3.aile) Lietu nosaukumus veido saskaņā ar lietā esošo dokumentu kopumu; Nosaukumu raksta precīzu, īsu un vispārinātu; Lietas nosaukumā nelieto saīsinājumus, svešvārdus, kuri nav skaidroti; Lietu nosaukumā norādot dokumenta veidu par pamatu izmanto normatīvajos aktos noteiktos dokumentu veidu apzīmējumus.
Ja nevar norādīt konkrētu dokumenta veida nosaukumu, tad raksta lietā esošo dokumentu satura atklāstu (par ko ir šie dokumenti?); Sarakstei parasti norāda par kādiem jautājumiem ir konkrētā sarakste piemēram par sociālā nodokļa maksājumiem, par finanšu investīcijām; Ja lietā kopijas, norāda oriģ. atrašanās vietu; Ja lietas nosaukumā sarakste, tas nozīmē, ka lietā sistematizēti kopā iniciatīvas dokumenti (nosūtītie) un atbildes dokumenti (saņemtie); Nosūtītā sarakste /dokumenti; Saņemtā sarakste/ dokumenti.
Nosaukumi Lietu nosaukumus lietu nomenklatūrā uzskaita hierarhiskā secībā; Lietas nosaukumus, bez pamatojuma nemaina; Lietu nosaukumus (ar vienādu dokumentu sastāvu) veido vienveidīgus.
Glabāšanas termiņi (4. aile) Norāda dokumentu arhīvisko vērtību: Pastāvīgi; ilglaicīgi (virs 10 gadiem); īslaicīgi (līdz 10 gadiem); līdz nomaiņai; līdz lietojuma nepieciešamībai; 10 gadi pēc saistību izpildes.
Piezīmes (5.aile) Ja veidojas elektroniskie dokumenti norāda informācijas nesēju; Norāda izdrukas periodu, laiku; Norāda datu bāzes nosaukumu, informācijas sistēmas nosaukumu, izveides gadu; Uz laiku glabājamiem dokumentiem var norādīt glabāšanas perioda beigu gadu; Ja lietā dokumentu kopijas, tad norāda dokumenta oriģināla atrašanās vietu; Hibrīdlietas norāde (MK Nr. 748, 39.punkts); Lietu skaitu ieraksta kalendārā gada beigās, elektroniskajiem dokumentiem norāda apjomu MB; Dokumentus skaits- neliels piezīmju ailē norāda turpinās.
Svarīgi: Norādīt informācijas pieejamību un laikus; Atbildīgās personas.
Lietu nomenklatūras sastādīšana, saskaņošana Lietu nomenklatūras 1 lapu raksta uz organizācijas veidlapas; Lietu nomenklatūras projektu izvērtē EK; LNA uzraudzības institūcijas lietu nomenklatūru saskaņo reizi 3 gados (MK Nr. 748, 3.3.apakšnodaļas 43.punkts); Lietu nomenklatūru paraksta vadītājs vai vadītāja nozīmēta atbildīgā persona persona; Lietu nomenklatūru ievieš katra dokumentu pārvaldības perioda sākumā.
Ja pārmaiņas ir nelielas, institūcijas atbildīgā persona izdara papildinājumus un precizējumus lietu nomenklatūrā tad, kad tie parādās un iesniedz vadītājam; Papildināto, precizēto nomenklatūru saglabā kopā ar saskaņoto un tā kalpo dokumentu uzskaitei, dokumentu atlasei arhivēšanai. Organizācija lietu nomenklatūru glabā 10 gadus pēc tajā uzskaitīto pastāvīgi glabājamo dokumentu un to dokumentu aprakstīšanas, kuriem noteikts ilgstošs glabāšanas termiņš (MK Nr. 748, 48.punkts).
Mainoties personālam, nodrošina darbinieka rīcībā esošo dokumentu nodošanu un pieņemšanu. Lietu nomenklatūru izmanto: dokumentu (t.sk..elektronisko), reģistru,žurnālu, IS u.c. uzskaitei; informācijas meklēšanai; dokumentu aizsardzības īstenošanai; dokumentu nodošanai organizācijas arhīvā; dokumentu atlasei iznīcināšanai; dokumentu esības pārbaudei; kancelejas preču pasūtīšanai (nepieciešamais papīrs, vāciņi u.c.); dokumentu nodošanai pieņemšanai.
Lietu veidošana Pēc lietu nomenklatūras saskaņošanas: uzsāk visu dokumentu sakārtošanu un sistematizāciju lietās saskaņā ar lietu nomenklatūru; dokumentus ievieto lietvedības reģistros ; lietā ievieto dokumentus, kuri pēc satura atbilst lietas nosaukumam; lietā neievieto dokumentus, kas neatbilst lietas nosaukumam vai arī tos, kas jāpārsūta citam adresātam; lietās ievieto tikai dokumentus, kuriem ir juridisks spēks; lietā dokumentu kopijas ievieto, ja un uz tā ir būtiskas dienesta atzīmes; lietā dokumentus ievieto tādā skaitā un daudzumā, lai izmantošanas procesā tos varētu viegli izņemt u.c. ja dokumentu skaits liels veido vienas lietas vairākus sējumus; lietā ietver viena kalendārā gada dokumentus (izņemot tās lietas, kuras turpinās vairākus gadus).
Ja sistematizē kopā dokumentus ar dažādu arhīvisko vērtību, jānorāda lietas saturs un katra dokumenta glabāšanas termiņš; Sēžu un sanāksmju protokolus sistematizē kopā ar dokumentiem, kuri izskatīti sēžu, sanāksmju laikā tajā secībā, kādā tie izskatīti; Ja sēžu, sanāksmju laikā ir iesniegti vairāki konkrēta dokumenta projekti, tad saglabā visus; Dokumentu projektus sistematizē atsevišķi no šo dokumentu oriģināliem; Sēžu, sanāksmju laikā pieņemtos lēmumus sistematizē hronoloģiski, jautājumu izskatīšanas kārtībā; Iesniegumus (priekšlikumus, sūdzības) sistematizē saņemšanas kārtībā.
Dokumentu sistematizēšana Personas lieta: Sistematizācija alfabētiski; Visus darbinieku dokumentus 1 lietā; Katram darbiniekam savu lietu. Protokoli, rīkojumi, sarakste u.c. hronoloģiski
Uz laiku līdz 10 gadiem lietvedības reģistros Uz laiku 75 gadi Pastāvīgi glabājamos speciālās arhivēšanai domātās mapītēs Projektu dokumentus atkarībā pēc: ilguma, jomas; dokumenta apjoma un to nozīmīguma. Izvērtēšanā pieņem lēmumu: saglabā visus dokumentus; saglabā (izlases veidā); iznīcina, saglabājot tikai projekta aprakstu.
Izstrādā aprakstīšanas shēmu; Arhivē 5 gadus pēc to radīšanas; Atlasa pastāvīgi un ilgstoši glabājamos dokumentus, saskaņā ar katra gada lietu nomenklatūru; Izņem stiprinājumus, skavas, izņem no kabatiņām; Ievieto mapītēs ar saitītēm; Noformē vāku; Ievieto apliecinājuma ieraksta veidlapu; Numurē lapas; Uzskaita uzskaites sarakstos; Veido fonda līmeņa arhīvisko aprakstu. Novieto savā arhīvā!
Pateicos par sadarbību!