5. Darbs ar lieliem dokumentiem Praktiskajā darbā bieži iznāk veidot, rediģēt, noformēt liela apjoma dokumentus, piemērām, atskaites, projekti, kursa vai diploma darbi utt. Šo dokumentu apjoms parasti ir vairākas lapas, uz kurām ir izvietota dažāda rakstura informācija, teksts, tabulas, attēli ar zīmējumiem, shēmām, grafikiem vai diagrammām. Noformēts dokuments parasti satur: titullapu; anotāciju (vairākās valodās); satura radītāju; ievadu; dokumenta pamatdaļa ar sadalījumu tēmās, daļās, nodaļās, paragrāfos; secinājumu; bibliogrāfisko sarakstu; pielikumus. Ļoti bieži dokumenta saturs ir noformēts kā hierarhiskais nodaļu saraksts ar atbilstošu saistīto numerāciju. Visam tabulām un attēliem jābūt ar virsrakstiem vai parakstiem. Ja dokumentā ir formulas, tad tam jābūt numurētam. Visai numerācijai jābūt saistītai ar galveno nodaļu numuriem. 5.1. Darbs ar vairākiem dokumentiem (failiem) Ja vienlaikus atvērti vairāki dokumenti, tad, novietojot peles rādītāju virs uzdevumjoslas, ir redzams loga dzīvais sīktēls (live thumbnail), kas parāda šī loga saturu. Dzīvais sīktēls ir redzams neatkarīgi no tā, vai logs ir minimizēts vai nē un vai tā saturs ir dokuments, fotoattēls vai palaists video vai cits uzdevums. View / Window /Arrange All logā var sakārtot visus atvērtos MS Word dokumentus. Tas ir ērti, ja vienlaikus jāstrādā ar diviem vai vairākiem dokumentiem:
Režīmu, kurā uz ekrāna redzami visi atvērtie dokumenti, var atsaukt ar loga vadības pogām, maksimizējot vienu dokumentu to, ar kuru grib turpināt darbu. Lai ievietotu failu dokumentā: 5.2. Faila ievietošana dokumentā novieto teksta kursoru vietā, kur fails jāievieto; izpilda komandu Insert / Text / Object / Text from file; piedāvātajā dialoga logā Insert File izvēlas ievietojamā faila nosaukumu; izvēlēto failu ar komandas Insert palīdzību ievieto dokumentā. 5.3. Pārvietošanās apjomīgā dokumentā Pārvietoties dokumentā uz citu vietu var izmantojot sekojošas komandas vai karsto taustiņu kombinācijas: Ctrl+End kursors nostājas dokumenta beigās; Ctrl+Home kursors nostājas dokumenta sākumā. Home/ Editing / Find / Go To... vai Ctrl+G.
5.4. Grāmatzīmju izveide Bookmark Lai izveidotu dokumentā grāmatzīmi ir jāveic sekojošas darbības: - kursoru novieto tur, kur jāizveido grāmatzīmi; - ar komandu Insert/ Links / Bookmark, atveras logs: Šeit ierakstīsiet grāmatzīmes nosaukumu, kurš raksturos, kas ir svarīgs šajā vietā, piemēram, sadalījums, definīcija ienākumnodoklis utt. Tiek nosaukumā pieļauts tikai viens vārds! Iepriekš izveidoto grāmatzīmju nosaukumi. Dalījumu sekcijās izmanto šādās situācijās: 5.5. Dokumentu sekcijas Ja dokumentā ir nepieciešams lappusi novietot vertikāli (Portrait) un dažas lapas horizontāli (Landscape), šī ir bieži sastopama situācija kursa darbos, biznesa plānos, kur tiek ievietotas apjomīgas tabulas vai shēmas, Ja atšķiras dokumentā augšējie (Header) vai apakšējie (Footer) uzraksti, piemēram, titullapai galvenes nav, bet pārējam dokumentam ir. Sekcijas tiek ievietotas ja teksts izvietots slejās. Dokumenta sekcijas izveide notiek šādi: teksta kursoru novieto vietā, kur vēlas veidot sekcijas pārtraukumu, izpilda komandu Page Layout / Page Setup / Breaks, ar dialoga loga Breaks komandām Section breaks izvēlas sekcijas pārtraukuma veidu.
Nākamā lappuse Vienlaidu Pāra lappuse Nepāra lappuse Sekcijas pārtraukuma simbols ir redzams ekrānā, ja ir ieslēgts speciāls dokumenta caurskatīšanas režīms (Draft). Draft 5.6. Lapu, tabulu, attēlu un formulu numerācija, atsauces 5.6.1. Lapu numurēšana Dokumenta lapas numurs tiek ievietots lapas galvenē vai lapas kājenē ar komandu Insert/ Headers& Footer. Izvēloties lapas numerācijas vietu tālāk var izmantot jau gatavus paraugus. Lappušu numerācija var tikt ievietota gan lapas augšpusē, gan apakšpusē:
Top of Page lapas augšpusē; Bottom of Page lapas apakšpusē; Page Margins lapas sānu malu uzstādījumi; Current Position šī brīža kursora atrašanās vieta. Izvēlnē Format Page Numbers var izvēlēties numerācijas formātu un veidu, kāda būs numerācija: Include chapter number nozīme, ka numerācija tiek veidota Sadaļu ietvaros, piemēram, 1.1., 1.2. utt. Continue from previous section nozīme, ka numerācija tiek veidota turpinot iepriekšējās sekcijas numerāciju. Start at: nozīme, ka jāsāk numerāciju ar konkrēto numuru, kuru var ierakstīt lodziņā. Gadījumā, ja rodas nepieciešamība lappušu numerāciju mainīt, tad tas ir iespējams rīku joslā, Header & Footer Tools. Divas reizes uzklikšķinot uz lauku, kurš atdalīts speciāli lapas kājenei un galvenei, tiek atvērts tās rediģēšanas režīms, kur var tikt mainīts nosaukums, numerācija, stili un veidi. 5.6.2. Tabulu numerācija Tabulas numerācijas stilu veido ar komandu References / Captions / Insert Caption. Nākošajā dialoga logā ar pogu New Label... jāizveido tabulas nosaukumu.tabula.
Šāds neierasts nosaukums ir izvēlēts, lai tabulas numerācijas veids būtu atbilstošs latviešu valodas gramatikai. Tabulas numerāciju ar pogu Numbering...var piesaistīt galveno nodaļu numuram. Rezultātā dokumentā paradīsies tabulas apzīmējums, piemērām,.tabula 5.1. Latviešu valodā tabulas numerācijai jābūt savādākai 5.1.tabula, to panāk pārvelkot tabulas numuru pirmajā pozīcijā 5.1.tabula.. 5.1.tabula. Lai varētu noformēt nākošo tabulu, tad šo pirmo tabulas apzīmējumu pārkopē jaunajā vietā un pārkopēto tabulas nosaukumu (numuru) nomaina uz pareizo, iezīmējot to un nospiežot F9.
5.2.tabula. 5.6.3. Attēlu numerācija Attēlu numerācijas stilu veido ar komandu References / Captions / Insert Caption. Nākošajā dialoga logā ar pogu New Label... jāizveido attēla nosaukumu.att. Šāds neierasts nosaukums ir izvēlēts, lai attēla numerācijas veids būtu atbilstošs latviešu valodas gramatikai. Attēla numerāciju var piesaistīt galveno nodaļu numuram, to var izdarīt ar pogu Numbering... Rezultātā dokumentā paradīsies attēla apzīmējums, piemērām,.att.5.1. Latviešu valodā attēla numerācijai jābūt savādākai 5.1.att., to panāk pārvelkot tabulas numuru pirmajā pozīcijā 5.1.att.. Aiz attēla apzīmējuma parasti ir jāievada arī attēla nosaukumu, piemērām, 5.1.att. Uzņēmuma finanses. Lai varētu noformēt nākošo attēlu, tad šo pirmo attēla apzīmējumu pārkopē jaunajā vietā un pārkopēto attēla apzīmējumu (numuru) nomaina uz pareizo, iezīmējot to un nospiežot F9. 5.6.4. Formulu numerācija Formulu numerācijas stilu veido ar komandu References / Captions / Insert Caption.
Nākošajā dialoga logā ar pogu New Label... jāizveido formulu nosaukumu () divas iekavas. Rezultātā dokumentā paradīsies formulas apzīmējums, piemērām, ()5-1. Pārvelkot formulas numuru pareizajā pozīcijā, formulas numurs būs (5-1). Lai varētu noformēt nākošo formulu, tad šo pirmo formulas apzīmējumu pārkopē jaunajā vietā un pārkopēto formulas apzīmējumu (numuru) nomaina uz pareizo, iezīmējot to un nospiežot F9. 5.6.5. Atsauces Ja dokumentā tiek izmantots materiāls no cita publicēta darba, tad ir jāizveido bibliogrāfisko sarakstu, uz kuru tekstā jābūt atsaucēm. Visiem bibliogrāfiska saraksta avotiem ir jābūt numurētiem, izmantojot automātisko numerāciju (Numbering). Atsauces uz bibliogrāfisko sarakstu var izdarīt divējādi, bet vienā darbā var lietot tikai vienu atsauces variantu! 1. variants. Atsauci veido divi ar komatu atdalīti skaitļi, kurus ievieto kvadrātiekavās, piemēram: [4, 12.lpp.]. Pirmais skaitlis apzīmē izmantotā avota kārtas numuru bibliogrāfiskajā sarakstā, otrais lappusi šajā avotā. Ja atsauci izdara uz vairākiem avotiem, norādes atdala ar semikolu. Piemēram: [6, 13.lpp.; 12, 28.lpp.]. Atsauces ievietošana notiek šādi: komanda References / Captions / Cross-reference. lodziņā Reference type jāizvēlas Numbered item. lodziņā Insert reference to: jāizvēlas Paragraph number. lodziņā For witch numbered item: jāizvēlas avotu, uz kuru vajag atsaukties. lai izveidotu hipersaiti uz atsauces avotu ir jāaktivizē komanda Insert as hyperlink.
2. variants. Attiecīgās lappuses apakšā, zem svītras norādot autora (autoru) uzvārdu un iniciāļus, darba nosaukumu, izdošanas vietu, izdevniecību, izdošanas gadu un lappusi. Atsauces numurē nepārtraukti visa darba gaitā. Atsauces ievietošana notiek šādi: komanda References / Footnotes / Insert Footnote. Dokumentā lapas apakšējā daļā parādās zemteksta piezīmes līnija un cipars, aiz kura jāieraksta atsauces objekta datus. Piemērs. 1 A.Ķiņķere. MS Excel 2000... no A līdz Z. 2.grāmata.- Rīga: Datorzinību centrs, 2000. - 15.lpp. Ja vienā lappusē ir vairākas atsauces uz vienu un to pašu avotu, tad pirmajā atsaucē dod pilnu bibliogrāfisku aprakstu, bet nākošajā ar vārdu turpat, norāda tikai avota lappuses numuru. Piemēram, 1 A.Ķiņķere. MS Excel 2000... no A līdz Z. 2.grāmata.- Rīga: Datorzinību centrs, 2000. - 15.lpp. 2 turpat - 47.lpp.
5.9. Stili Stils ir teksta noformējuma parametru kopums, kuram piešķirts nosaukums. Darbs ar stiliem atvieglo dokumenta noformēšanu. Izmantojot stilus, teksta noformēšanu iespējams veikt ar vienu darbību. Ja dokuments noformēts, izmantojot stilus, tad, mainot stilu, mainās dokumenta noformējums. Strādājot ar stiliem, ir iespējams veidot dažādus sarakstus, piemēram, pamatojoties uz stiliem, var izveidot satura rādītāju, iekļaujot tajā visas rindkopas ar norādīto stilu. 5.9.1. MS Word iebūvētie stili Uzsākot darbu jaunā dokumentā, tekstam ir noteikts noformējums, burtu lielums, atstarpe starp rindiņām un citi. Šo noformējumu nosaka stils Normal, kas pēc noklusēšanas ir katra jauna dokumenta pamat stils. Stils Normal tiek glabāts tukšā dokumenta (Blank Document) šablonā Normal.dot, kur glabājas ne tikai stils Normal, bet visi MS Word definētie un izmantotie stili. Ievietojot dokumentā dažādus objektus, piemēram, atsauces, satura rādītāju, to noformēšanai MS Word izmanto noteiktu stilu. Programmā definētos stilus var izvēlēties Home/ Styles rīkjoslā. Virsrakstu stilus Heading1, Heading2,... izmanto virsrakstu noformēšanā. Dokumentā izmantotos stilus var redzēt stilu sarakstā, kurš parasti parādās dokumenta labajā pusē. Jaunajā dokumentā parasti ir pieejami sekojošie stili: Heading 1 pirmā līmeņa virsraksts jeb galvenais virsraksts;
Heading 2 otrā līmeņa virsraksts jeb apakšvirsraksts; Heading 3 trešā līmeņa virsraksts jeb cita veida apakšvirsraksts; Normal rindkopas normālais stils (noklusētais stils). Lai dokumentā izmantotu stilus: 5.9.2. Stilu lietošana jāiezīmē teksta apgabalu vai rindkopas. Ja rindkopas stils jālieto tikai vienai rindkopai, tad tajā novieto teksta kursoru; ar komandu Home / Styles atver stilu sarakstu un izvēlas stilu; stila formātus var mainīt stilu sarakstā ar pogu Manage Styles ar pogu var izveidot jaunu. 5.9.3. Jauna stila izveide izvēlēties (no style); Lai izveidotu jaunu stilu, jānorāda stila parametru kopums (noformējums), izmantojot rīkjoslas Home / Styles pogu New Style. Logā Create New Style from Formatting: lodziņā Name ieraksta jaunā stila nosaukumu; sarakstā Style type izvēlas stila veidu rindkopas (Paragraph), simbolu (Character), tabulas (Table) vai saraksta (List) stils; sarakstā Style based on izvēlas stilu, kuru izmantot par pamatu jaunajam stilam. Lai jaunais stils būtu neatkarīgs no citā stilā veiktajām izmaiņām, ieteicams sarakstā Style for following paragraph izvēlas, kuru stilu izmantot nākamās rindkopas noformēšanai.
Lai izveidotu stila noformējumu, ar pogu atver formatēšanas komandu sarakstu. Izvēloties kādu no komandām, atvērsies komandai atbilstošais logs. Font fontu formatēšana, burtu krāsa, pasvītrošanas utt. Paragraph rindkopu formatēšana. Tabs - tabulatoru formatēšana. Border rāmīšu ievietošana un formatēšana. Language valodas uzstādīšana un parametru mainīšana. Frame ierāmējuma ievietošana un formatēšana. Numbering numerācijas ievietošana un formatēšana. Shortcut key īsinājumtaustiņu uzstādīšana. Ja nepieciešams izmantot vairākas formatēšanas komandas, tad pogu atkārtoti. 5.9.4. Lielo dokumentu virsrakstu stili Stils Heading 1 izvēlas Ja lielais dokuments ir veidots no daļām un sadaļām, tad tos parasti noformē ar stilu Normal, bet sadaļas virsrakstu noformēšanai izmanto stilus Heading1, Heading2,... Vēlāk no stiliem Heading var automātiski izveidot satura radītāju, kurā tiks attēloti ar virsrakstu stiliem apstrādātie teksta virsraksti. Ja sadaļu virsraksti tiek numurēti, tad jāizveido hierarhiskais sadaļu virsrakstu numerācijas stils. Ja tekstā atsevišķie virsraksti netiek numurēti (Ievads, anotācija, bibliogrāfiskais saraksts,...), tad tiem jāizveido jauno stilu, piemērām, Virsraksts. Piemērs. Anotācija Ievads 5. DATORMĀCĪBAS PAMATI 1.1. Microsoft Word. Teksta procesors 1.1.1. Laboratorijas darbs Nr.1. Dokumentu noformēšanas pamati. 1.1.2. Laboratorijas darbs Nr.2. Serijveida dokumenti. 1.2. Microsoft Excel. Elektroniskās tabulas 1.2.1. Laboratorijas darbs Nr.3. Šūnu formāti. 6. MATEMĀTISKIE UN LOĢISKIE UZDEVUMI Stils Heading 2 2.1.1. Laboratorijas darbs Nr.4. Loģiskās un datuma funkcijas. 2.1.2. Laboratorijas darbs Nr.5. Darbs ar matricām. 2.1.3. Laboratorijas darbs Nr.6. Algas nodokļu aprēķins. Stils Heading 3 2.1.4. Laboratorijas darbs Nr.7. Funkciju analīze ar GoalSeek. 2.1.5. Laboratorijas darbs Nr.8. Funkciju analīze ar Solver.
List. Secinājumi Bibliogrāfiskais saraksts 5.9.5. Stila hierarhiskā numerācija Virsrakstu numerācijas stili tiek noteikti ar komandu Home / Paragraph / Multilevel Ja ir nepieciešams mainīt, labot vai uzstādīt citu numerācijas stilu, izmanto Define New Multilevel List... komandu.
Define New Multilevel List logā var mainīt visus nepieciešamus parametrus un ar pogu OK apstiprināt izmaiņas. 5.10. Satura rādītājs 5.10.1. Satura rādītāja izveide Satura rādītāja izveidi var sadalīt trijos posmos: visas satura rādītājā iekļaujamās virsrakstu rindkopas noformē ar virsrakstu (Heading) stiliem vai lietotāja definētiem stiliem. Jāpārliecinās, vai Heading stili ir lietoti tikai atbilstošajām rindkopām, t. i., virsrakstiem; novieto teksta kursoru, norādot satura rādītāja vietu dokumentā; izpilda komandu References / Table of Contents / Table of Contents. Ir iespējams izvēlēties satura rādītājiem vienu no iebūvētiem stiliem.
Ja ir nepieciešams izveidot savu satura rādītāja stilu ir jāizmanto Insert Table of Contents... komandu. Stili, kuri tiks izmantoti satura rādītāja izveidē Rādīt vai nerādīt lappušu numurus satura rādītājā Lappušu numurus izlīdzināt pie labās malas Satura rādītājā izskata izvēle Lietot hipersaites ar lapām Svītriņas veida izvēle Satura rādītājā iekļauto virsrakstu līmeņu skaits Ar pogu Options var atvērt Table of Contents Options logu, kur Toc level lodziņos jānosaka tos stilus un līmeņus, kurus radīt satura rādītājā (Heading 1 1; Heading 2 2; Heading 3 3.)
5.10.2. Satura rādītāja atjaunošana Ja dokumentā pēc satura rādītāja izveides veiktas izmaiņas, piemēram, pārvietoti teksta apgabali, pievienotas jaunas lapas, tad izdarītās izmaiņas satura rādītājā automātiski neparādās. Lai atjaunotu satura rādītāju, tas jāiezīmē un jānospiež taustiņš F9. Atveras dialoga logs Update Table of Contents, kurā jāizvēlas komandu Update entire table.